インターネットの普及とともに、リモート会議やウェブセミナー、在宅勤務や遠隔地とのミーティングなどに活躍しているWeb会議システム。
多くのサービスが提供されていますが今回は「Zoom」を使ったオンラインミーティングの開催方法についてご案内します。
なお、「Zoom」でのオンラインミーティングを開催するには事前に「Zoomアカウント」の取得が必要です。
アカウントの取得方法については「Zoomの使い方やPCでのミーティングの開催方法をご紹介！(アカウントの取得)」をご参照ください。
Zoom を使ってみよう！実際にオンラインミーティングを開催しよう！
１．Zoomのサイトアクセスしサインイン（ログイン）する。
Zoomサービス案内の右上にある「サインイン」のリンクをクリックする。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
２．登録したメールアドレスとパスワードを入力して「サインイン」する。
３．Zoomの管理画面が表示されるので、画面右上にある「ミーティングを開催する」をクリックします。
ミーティングの開催方法の選択メニューが表示されるので希望する開催方式を選択します。
「ビデオはオン」：開始時にビデオがオンになりビデオチャットが有効になります。（カメラが有効になり自身の姿を配信できます。）
「ビデオはオフ」：開始時にビデオがオフになりビデオチャットになりません。（カメラが無効になり自身の姿などは配信されません。）
「画面共有のみ」：特定の画面共有のみができます（画像やアプリケーションの画面を表示できます。なお、「画面共有のみ」を選択した場合には、ミーティング開催後にビデオチャットに変更する事はできません。
４．「Zoom Meetings（アプリ・ソフト）」を利用して開始するか、「ミーティングを起動」をクリックし「ブラウザ」でZoomを起動して開始するかを選択します。
※ここでは 「ミーティングを起動」をクリックし「ブラウザ」でZoomを起動して開始する方法で説明を説明を進めます。
①「ミーティングを起動」をクリックする。
※Zoom Meetings ソフト（アプリ）が既にインストールされている場合、「ミーティングを起動」をクリックするとソフト（アプリ）が起動します。
②「ブラウザで参加してください。」のリンクをクリックします。
③ブラウザでZoomが立ち上がりました。
※ブラウザで「Zoom」を利用する場合にはオーディオやビデオに対応していないブラウザもありますので、事前に確認をしてから利用してください。
５．「Zoom」の画面が立ち上がったら、参加者の招待を行います。
※Zoom無料版を利用の場合、３名以上のMTは40分間との制限があります。
① メニューにある「参加者」のアイコンをクリックします。
② 「参加者」フォームが表示されるので、下にある「招待」をクリックします。
③ 通知するためのメールツールの選択画面が表示されるので利用するメールツールを選択します。ここでは「Gmail」を選択しメールを使って送信します。
④ 参加社に対して、メールにて通知をします
６．参加者が入室すると、参加ユーザーのアクセスを許可するかのアラートが表示されるので、許可する場合には「入室を許可する」をクリックすることでミーティングに参加する事ができます。
入室待ちの参加者については「①：Waitting Rooom」に表示され、既にミーティングに参加している場合には「②：In The Meeting」に表示されます。
入室を許可した参賀者は「参加者リスト」に表示がされます。
７．ミーティングを終了する場合には、右下にある「End（終了）」ボタンをクリックします。
「End Meeting for All（全員に対してミーティングを終了）」をクリックしミーティングを終了させます。
※「ミーティングを退出」をクリックした場合には、ミーティングを終了せずに自分だけ退出することになります。
以上で、Zoomを利用したミーティングを実施する事ができますので、ぜひ試してみてください。
Zoomで画面を共有してみよう！
Zoomでは自身の端末に表示されている画面を共有して他の参加者に見せる事ができます。ここでは「画面を共有」の操作について簡単に説明します。
１．下部のメニューにある「画面を共有」をクリックします。
２．共有したい画面の選択フォームが表示されるので、「全画面」「アプリケーション」「chromeタブ」のタブから共有したい内容を選択します。
※「全画面」のタブを選択した場合の表示
※「アプリケーションウインドウ」のタブを選択した場合の表示
※「chromeタブ（Zoomに対応した別ブラウザの場合には対応ブラウザの表示になります。）」のタブを選択した場合の表示
３．選択が完了すると「画面を共有しています」の表示が画面上にされ、ミーティングの参加者に画面の共有をする事ができます。
４．共有を終了するには、右上にある「共有の停止」をクリックすることで終了できます。
※「共有の一時停止」をした場合、共有している画面は一時停止の状態になります。例えば、一時停止にして文章などを追加し、再開すると追加した文章が表示されるなどです。
また、ホスト側の「Security」設定で参加者の共有に関する制限を変更し、「Allow participants to(参加者を許可する)」の「画面を共有」にチェックをする事で、参加者の画面を共有することもできます。
ただし、一度に複数の参加者の画面を共有することはできませんのでご注意ください。
■「Security」設定の変更は以下の手順で設定する事ができます。
１．ホスト側の「Security」設定で参加者の共有に関する制限を変更する。
２．「Allow participants to(参加者を許可する)」の「画面を共有」にチェックをする。
Zoomでリモート操作をしてみよう！
Zoomの特徴として、参加者もPCで参加している場合には、画面の共有を利用して、自分の画面を相手にリモート操作をしてもらうことができます。残念ながら、スマホで参加している場合にはリモート操作機能は利用できませんが、分かりにくい操作などはこのようなリモート操作機能を利用できると簡単に解決できるのではないでしょうか。
１．まずは、参加者の画面を共有できるようにします。
「Zoomで画面を共有してみよう！」でもご紹介した手順で参加者の共有設定を有効にしましょう。
参加者側で画面共有が完了すると、画面内に上記にような表示がされ、画面共有中の表示がされます。
２．参加者の画面共有されると、ホスト（ミテーィングの開催者側）の画面上部に共有中の表示がされます。こちらの「オプションを表示」をクリックします。
３．メニューが表示されるので「リモート制御のリクエスト」をクリックします。
「リモート制御のリクエスト」を選択すると、「リモート制御のリクエスト」送信確認のメッセージが表示されるので、クリックします。
※英文の内容について・・・
「参加者のコンテンツをリモート操作するためのリクエストを送信しようとしています。送信するにはリクエストボタンを、送信をやめる場合には「キャンセル」をクリックしてください！」といった内容が記載されています。
４．参加者側にリモート制御のリクエストが届きますので「承認」をクリックするとリモート操作が可能になります。
参加者の承認が得られると、ホスト（ミテーィングの開催者側）の画面上部に「画面をコントロールできます」との表示がされます。これでリモート操作を行うことができるようになります。
参加者側が承認をしてくれないとリモート操作を実施する事はできません。。。
５．リモート操作の作業が完了したら、再びメニューを選択し「リモート制御を放棄」をクリックしてリモート操作を終了します。
６．リモート操作終了後、参加者側から上部メニューに表示されている「共有の停止」をクリックすることで、画面の共有が終了します。
以上がリモート操作の利用方法になります。
まとめ
以上が「Zoom」を利用したオンラインミーティングの開催方法です。
無料プランでは１対１のミーティングは無制限で利用ができますが、３名以上のグループミーティングの場合、最大40分までとの利用制限があります。
とはいえ、オンラインミーティングってどんなもの？Zoomってどんな事ができるの？といったお試し利用や、１対１のミーティングで十分！といった方にはとても便利なツールです。
しかも、ご案内したように画面の共有や、リモート操作まで無料プランで利用ができるので、試しに使ってみたら、手放せないツールになるかもしれませんよ！
